Hoeveel minuten lucht hoort er tussen twee klanten te zitten

Half tien loopt de knipbeurt uit, tien uur staat de volgende al binnen met haar jas nog aan. Je veegt met je voet wat haar onder de stoel, wast je handen en begint. Vier klanten later ben je twintig minuten achter en heb je nog niks gegeten.

De vraag is dus niet of er lucht tussen moet. De vraag is hoeveel, en waar je die neerzet zonder je dag vol gaten te draaien.

Meet een week wat het je werkelijk kost

Bijna niemand weet hoeveel tijd er tussen twee klanten gaat zitten, omdat het uit tien kleine dingen bestaat die je niet apart ziet. Haar vegen. Schaar en kam in de desinfectie. Kapmantel en handdoek wisselen, nekbekleding afnemen. Kleurschaaltje en penseel uitwassen, wasbak naspoelen. Afrekenen. Volgende afspraak inplannen. Klant uitlaten, nieuwe klant ontvangen, jas aannemen, kort doornemen wat we gaan doen.

Bij nagels is het rijtje anders maar niet korter: vijlstof van de tafel, bitjes in het bad, nieuwe handdoek, afval weg, handen desinfecteren.

Doe dit een week. Hang een A4 bij de spiegel en schrijf twee tijden op: het moment dat je de vorige klant losliet, en het moment dat de volgende in de stoel zat en je begon. Twee getallen per klant, meer niet. Na vijf dagen heb je veertig of vijftig metingen en weet je meer dan elke vuistregel.

Kijk daarna niet naar je snelste keer, maar naar wat je acht van de tien keer nodig had. Op je beste dag red je het in twee minuten. Daar kun je je agenda niet op bouwen.

Wat een reëel startpunt is voor jouw soort behandelingen

Als je nog niks gemeten hebt, heb je iets nodig om vanaf te werken. Droog knippen met afrekenen erbij zit in veel zaken rond de drie tot vijf minuten. Na een kleuring of permanent loopt het op, omdat er spullen uitgewassen moeten worden en de wasbak nog nat is: reken eerder op acht tot tien. Bij nagelbehandelingen zit je vaak nog hoger, doordat instrumenten in een desinfectiebad moeten en de tafel echt afgenomen wordt.

Zie die getallen als vertrekpunt om te toetsen, niet als norm. Wat jij nodig hebt hangt af van dingen die niemand anders voor je kan invullen:

• Werk je alleen, of is er iemand die vegen en afrekenen overneemt?
• Reken je af bij de stoel of moet je mee naar de balie?
• Hoe ver is de wasbak, en hoe snel veegt jouw vloer?
• Neem je de telefoon aan terwijl je bezig bent?
• Hoe lang blijft een klant bij jou nog napraten bij de deur?
• Welke inwerktijd staat op jouw desinfectiemiddel?

Die laatste is er een die veel mensen overslaan. Een middel dat vijf minuten moet inwerken, werkt niet in vijftien seconden. Wat er precies gedesinfecteerd of weggegooid moet worden bij jouw behandelingen staat in de hygiënerichtlijnen voor je branche. Vraag dat na bij je brancheorganisatie of de GGD in je regio, want daar zit verschil in per type behandeling en die regels worden herzien.

Zet de minuten in de behandelduur, niet in een los gat erna

Nu de keuze die het meeste uitmaakt. Je kunt die vier of acht minuten op twee manieren in je agenda zetten, en het verschil merk je vooral bij online boekingen.

Optie een: je verlengt de behandelduur. Herenknipbeurt staat niet op twintig minuten maar op vijfentwintig. De klant ziet een blok van vijfentwintig minuten, de volgende afspraak sluit er netjes op aan en je hebt je opruimtijd binnen dat blok.

Optie twee: je zet een aparte buffer achter elke behandeling. Twintig minuten knippen, vijf minuten lucht. Klinkt hetzelfde, maar het gedraagt zich anders. Als iemand een afspraak afzegt, ontstaat er een gat van vijfentwintig minuten waar niemand meer een knipbeurt van twintig in kan boeken, omdat het systeem die buffer erbij wil hebben. Je verliest dan meer dan je dacht.

In de praktijk werkt het bijna altijd beter om de tijd in de behandelduur te zetten. Je agenda blijft aaneengesloten, en de tijd is er wel. De klant vraagt niet waarom een knipbeurt vijfentwintig minuten duurt. Hij vraagt wel waarom hij twaalf minuten moest wachten.

Twee problemen die op elkaar lijken maar het niet zijn

Let op dat je opruimtijd niet gebruikt als pleister voor iets anders. Uitloop van de behandeling zelf is een ander probleem dan te weinig wisseltijd.

Als je kleuringen structureel een kwartier langer duren dan je inplant, eet dat je buffer op en sta je alsnog achter. Dan is je behandelduur te kort, niet je opruimtijd. Kijk in je metingen naar de starttijd van de behandeling ten opzichte van de geplande tijd: loop je al bij klant twee achter, dan zit het in de behandelingen. Loop je pas tegen het einde van de dag achter, dan lekt het beetje bij beetje weg in de wissels.

Dat lekken is verraderlijk omdat het zo klein is. Drie minuten te kort per klant, tien klanten op een dag, en je laatste klant van vijf uur zit een halfuur te wachten of wordt afgebeld. Je lunch is het eerste dat sneuvelt, daarna je administratie, daarna je humeur. En op een druk moment sla je het schoonmaken half over, wat het enige is in dit rijtje waar je echt niet mee moet rommelen.

Als je dag te vol zit om overal lucht in te bouwen

Soms kun je er niet per klant vijf minuten bij plakken, omdat je dan twee behandelingen per dag kwijt bent. Dan werkt een andere verdeling beter: krap tussen de eerste paar klanten, en één vast blok van twintig of dertig minuten halverwege de dag dat je nooit weggeeft.

In dat blok haal je je achterstand terug, ruim je door, eet je iets en bel je terug wie je gemist hebt. Als je op schema bent, heb je een halfuur cadeau. Dat is nooit erg.

De valkuil is dat je dat blok toch vult zodra iemand vraagt of het niet net even kan. Zet het daarom in je agenda als een afspraak met een naam, niet als leeg vak. Leeg vak voelt als iets dat je mag weggeven.

Begin morgen met dat A4 bij de spiegel. Twee tijden per klant, een week lang. Vrijdag weet je of je drie minuten nodig hebt of negen, en dan pas is het zinvol om je behandelduren aan te passen.